Seja para que a empresa se resguarde e tenha provas para eventual processo ou fiscalização trabalhista, ou ainda por força de previsão legal específica, há diferentes prazos para guarda de documentos trabalhistas.
Em regra, recomenda-se a guarda dos documentos por pelo menos 5 anos. Esse prazo está diretamente relacionado ao prazo geral de prescrição trabalhista.
Contudo, é importante observar que há documentos que precisam ser arquivados por um tempo maior.
A seguir, alguns dos principais prazos a serem observados:
- Folhas de pagamento e recibos de pagamento de salários, recibos de pagamento de férias e 13º salário, todos os demais recibos de pagamentos feitos ao empregado: 5 anos;
- Controles de jornada: 5 anos;
- Comunicados e pedidos de dispensa, aviso prévio, TRCT e os comprovantes de pagamento das verbas rescisórias: pelo menos 2 anos após a rescisão, lembrando de considerar a projeção do aviso prévio;
- Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa, utilizado para pedidos do Seguro-Desemprego: 5 anos;
- PIS (Programa de Integração Social): 10 anos;
- Formulário CAGED e Relação Anual de Sociais (RAIS): 10 anos.
- Documentos relacionados a acidentes de trabalho e doenças ocupacionais: 20 anos;
- Atestados de Saúde Ocupacional – ASO, o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), PRRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), LTCAT (Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho) e PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos): 20 anos;
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): 20 anos;
Manter a documentação trabalhista de forma organizada e em conformidade com os prazos legais é fundamental para proteger a empresa em eventuais fiscalizações ou processos. Além de cumprir com as exigências legais, essa prática ajuda a evitar complicações futuras e a garantir a segurança jurídica.
Desse modo, é aconselhável que as empresas sigam as recomendações de prazo e consultem orientação jurídica de especialistas como as advogadas da MABE para assegurar a correta guarda de cada tipo de documento.
